Nota de Informare generala

Cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, ca parte a responsabilitatii dedicate asigurarii transparentei, securitatii si confidentialitatii, SCPA CAMPAN& TIMONEA in Romania* se angajeaza sa protejeze si sa foloseasca informatiile personale denumite „date cu caracter personal”, apartinand persoanelor vizate, doar in conformitate cu prevederile Regulamentului UE 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE („GDPR”).

In general, intentia noastra este sa colectam doar datele cu caracter personal care sunt necesare indeplinirii scopului pentru care au fost colectate, fie in mod direct de la dvs., fie in mod indirect, ca urmare a unor procese interne care urmaresc obligatiile noastre legale sau de diligenta.

Prezenta Nota de Informare are in vedere procesele si activitatile generale prin care pot fi colectate date cu caracter personal in cadrul unor procese/activitati care nu presupun interactiunea cu unul dintre site-urile web ale SCPA CAMPAN& TIMONEA in Romania. Astfel, in mod direct, putem colecta date cu caracter personal de la dvs., ca urmare a initierii sau negocierii unei relatii de afaceri, intrarii intr-o relatie contractuala de afaceri sau, atunci cand ne furnizati bunuri sau servicii sau cand ne transmiteti un curriculum vitae (CV), sau cand ne vizitati la sediul nostru.

Pe de alta parte, putem colecta date cu caracter personal despre dvs. din diverse surse publice precum site-uri publice, Registre publice de evidenta, de asigurarea a

opozabilitatii sau liste de sanctiuni internationale, in vederea initierii unei relatii de afaceri si, dupa caz, incheierea unui contract de prestare de servicii profesionale.

Ce categorii de date cu caracter personal colectam?

Obtinem informatii personale despre dvs. precum, dar fara a ne limita la, nume, prenume, adresa de e-mail, numar de telefon, datele continute in cadrul actului de identitate/pasaportului, copia actului de identitate, adresa de resedinta/domiciliu, tara de

rezidenta, cetatenia, compania/organizatia pe care o reprezentati, functia/pozitia dvs. in

cadrul companiei, functia publica, vechimea in functia pe care o detineti, imagini

foto/video, semnatura, numar de inmatriculare al autoturismului, datele continute in

cuprinsul curriculum vitae (CV) si in referintele obtinute de la fostii angajatori ai dvs, date cuprinse in cadrul oricaror formulare pe care le-ati completat in procesul nostru de

cunoastere a clientelei, date privind condamnari sau infractiuni, date pe care ni le puteti

furniza in cadrul unui apel telefonic sau date pe care alegeti sa ni le transmiteti in cazurile in care alegeti sa ne contactati prin intermediul postei electronice.

          In plus, in cazurile in care angajatorul dvs., ori dvs. in mod individual a/ati contractat serviciile SCPA CAMPAN& TIMONEA pentru unele operatiuni precum servicii de efecutare a calculului salarial sau servicii globale de mobilitate, vom colecta si prelucra datele pe care ni le va pune la dispozitie angajatorul dvs. sau dvs., in vederea prestarii serviciilor contractate.

Ce categorii de date speciale prelucram?

In general nu solicitam si nu prelucram categorii speciale de date, insa pot exista situatii

in care, fie este necesar in temeiul unei legi sa colectam si prelucram astfel de date, fie

le prelucram cu acordul dvs. explicit, precum:

✓ Date privind apartenenta sau opiniile politice, precum si posibile informatii privind

condamnarile si infractiunile, date pe care le prelucram ca efect al obligatiei legale

in procesul de cunoastere a clientelei, prevenirea spalarii banilor si a combaterii

terorismului;

✓ Date privind originea etnica/ rasiala, sanatatea sau apartenenta la sindicate, in

cazul in care oferim serviciile noastre de mobilitate globala, in conformitate cu

acordul obtinut de la dvs.

✓ Datele privind sanatatea, pentru a preintampina raspandirea unei boli contagioase

sau ca urmare a unui incident care s-a petrecut la sediul nostru, ca parte a

obligatiei noastre de a ne conforma cu obligatiile legale sau cu interesul public

urmarit;

Care sunt scopurile si temeiurile pe care ne intemeiem?

Legea ne permite sa prelucram date cu caracter personal atata timp cat avem un temei legal pentru a face acest lucru. De asemenea, legea ne obliga sa va informam care sunt scopurile prelucrarii. Drept urmare, atunci cand prelucram datele dvs. cu caracter personal, ne vom baza pe unul dintre urmatoarele temeiuri legale de prelucrare, in scopurile indicate:

• Interesul legitim, pentru a va raspunde la o cerere/solicitare atunci cand

interactionam in mod direct cu dvs, sau atunci cand intelegeti sa va adresati

solicitarea prin intermediul postei electronice sau prin orice alt canal de

comunicare.

De asemenea, putem prelucra imaginea dvs si numarul de inmatriculare al

autoturismului atunci cand ne vizitati sediul, pentru asigurarea securitatii spatiului

si a bunurilor noastre, prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video si a

accesului fizic controlat.

• Consimtamantul dvs., in unele cazuri si pentru unele procese specifice, va vom

solicita permisiunea pentru a prelucra o parte din datele dvs. cu caracter personal

si vom prelucra datele dvs. cu caracter personal numai daca sunteti de acord.

      De exemplu, atunci cand solicitam referinte de la fosti angajatori ai dvs., sau in

cazul in care prelucram datele privind originea etnica/ rasiala, sanatatea sau

aparteneneta la sindicate cu ocazia prestarii serviciilor de mobilitate.

• Executarea unui contract, in cazul in care initiem si executam o relatie

contractuala de afaceri pentru prestarea de servicii profesionale si respectiv in

cazul in care ne furnizati bunuri sau servicii, vom prelucra datele dvs. cu caracter personal, raportat la calitatea si capacitatea dvs. de reprezentant al persoanei juridice/persoanei fizice autorizate contractante.

• Obligatia legala, ca temei legal aplicabil pentru prelucrari de date cu caracter

personal in scopuri precum: obligatia de cunoastere a clientelei; prevenirea spalarii banilor si a combaterii terorismului; asigurarea respectarii criteriilor de independenta profesionala; prevenirea raspandirii unor boli contagioase sau pentru efectuarea unui raport cu privire la un incident care ar putea afecta starea de sanatate; transmiterea de informatii catre autoritatile abilitate de lege sa solicite si sa primeasca astfel de informatii, de exemplu instantele de judecata, parchete, politia, executori judecatoresti, Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor, autoritati fiscale, notari publici, alte autoritati cu rol de supraveghere si control.

Prelucrarea automata a datelor cu caracter personal

In unele cazuri putem utiliza anumite mijloace de prelucrare automata a unor date cu

caracter personal, cum ar fi cazurile in care este necesara agregarea unor date personale disponibile in spatiile publice online, insa o decizie nu va fi bazata niciodata pe o prelucrare automata.

Partajarea si transferul datelor cu caracter personal

✓ Transferul in interiorul organizatiei globale SCPA CAMPAN& TIMONEA

Este posibil sa transmitem informatii despre dvs. catre alte firme membre ale retelei

globale SCPA CAMPAN& TIMONEA in scop administrativ sau ca parte a angajamentelor internationale cu SCPA CAMPAN& TIMONEA International si alte firme membre, acolo unde este necesar, pentru oferirea serviciilor profesionale sau pentru a ne indeplini obligatiile legale si de reglementare din intreaga lume, cum ar fi gazduirea si suportul aplicatiilor IT. In orice caz, ne vom asigura ca eventualele date transmise sunt doar acelea necesare pentru realizarea scopului.

✓ Transferul catre terti

Putem partaja date cu caracter personal catre terte parti in masura in care este necesar,

ca efect al unei obligatii legale sau standarde profesionale, pentru nevoile noastre

legitime, administrative ori de afaceri, sau pentru a analiza si a raspunde solicitarilor dvs.

Dintre destinatari, putem enumera urmatoarele posibile categorii:

• colaboratori sau furnizori de sisteme de telecomunicatii, integratori de date,

asistenta pentru sisteme si/sau aplicatii, servicii de arhivare, furnizori de software

bazate pe cloud, servicii de paza si protectie;

• colaboratori care ne ofera servicii profesionale precum notari, avocati, auditori,

contabili, asiguratori;• autoritatile abilitate de lege sa solicite si sa primeasca informatii, de exemplu instantele de judecata, parchete, politia, executori judecatoresti, Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor, autoritati fiscale, notari publici, alte autoritati cu rol de supraveghere si control;

• un potential cumparator sau vanzator si consilierii acestuia, in cazul unui posibil

proces de fuziune in legatura cu un transfer sau achizitie, real sau potential, al unei

parti sau a intregii afaceri, sau orice drepturi sau interese asociate.

De asemenea, in eventualitatea in care SCPA CAMPAN& TIMONEA poate stoca date cu caracter personal in afara Spatiului Economic European, in mod uzual acestea se transmit catre urmatoarele tari. In eventualitatea unui posibil transfer de date, ne vom asigura ca acesta va avea loc doar daca un nivel adecvat de protectie a datelor cu caracter personal este recunoscut de catre Comisia Europeana pentru tara destinatara. In absenta unei astfel de decizii emise de Comisia Europeana, va vom transfera datele cu caracter personal intr-o tara terta numai daca sunt prevazute garantii adecvate conform legii, pentru a proteja datele cu caracter personal.

In orice caz, ne vom asigura ca eventualele date transmise sa fie doar acelea necesare

scopului.SCPA CAMPAN& TIMONEA nu va transfera datele dvs. cu caracter personal pentru operatiunile de marketing direct ale tertilor.

Care este termenul de retentie al datelor ?

         Avand in vedere prevederile legislatiei privind cunoasterea clientelei, prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului, prevederile legii contabilitatii privind pastrarea

documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara si

necesitatea apararii/conservarii drepturilor in cadrul unui posibil litigiu, vom putea retine

datele cu caracter personal pe o perioada de pana la maxim 10 ani de la momentul

colectarii acestora sau de la data incetarii colaborării.

Drepturile dumneavoastra

In masura in care SCPA CAMPAN& TIMONEA prelucreaza date cu caracter personal ce au legatura cu dvs., aveti urmatoarele drepturi, in conformitate cu Regulamentul UE 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE („GDPR”):

Dreptul la informare: aveti dreptul de a primi informatii privind operatiunile de prelucrare a datelor dvs cu carcater personal. Respectarea acestui drept se realizeaza prin prezenta Nota de informare, precum si prin alte informari pe care le veti primi in cadrul

proceselor/activitatilor specifice.

Dreptul de acces: aveti dreptul de a obtine informatii extinse cu privire la prelucrarea datelor dvs cu caracter personal, caz in care raspunsul nostru va urmari cel putin categoriile de informatii, astfel cum sunt indicate de Regulamentul GDPR.

Dreptul la rectificare: aveti dreptul de a obtine, fara intarzieri nejustificate, rectificarea datelor inexacte care va privesc sau completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete.

Dreptul la stergerea datelor: aveti dreptul de a solicita stergerea datelor cu caracter personal care va privesc, in oricare dintre urmatoarele situatii prevazute de Regulamentul GDPR, astfel:

– datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru indeplinirea

scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;

– va retrageti consimtamantul acordat si nu exista un alt temei juridic pentru

prelucrare;

– va opuneti prelucrarilor de date personale;

– datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;

– datele cu caracter personal trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii

legale;

Dreptul la restrictionarea prelucrarilor: aveti dreptul de a obtine restrictionarea

prelucrarii datelor dvs. cu caracter personal in oricare dintre urmatoarele situatii prevazute

de Regulamentul GDPR, astfel:

– contestati exactitatea datelor. Prelucrarea va fi restrictionata pentru o perioada necesara verificarii exactitatii datelor;

– prelucrarea datelor personale este ilegala, insa alegeti sa solicitati restrictionarea, si nu stergerea;

– solicitati restrictionarea pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta;

– va opuneti unei prelucrari bazate pe interesul legitim.

Dreptul la portabilitatea datelor: aveti dreptul de a primi datele cu caracter personal care va privesc intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat, si de a transmite aceste date altui operator, cand mijloacele tehnice permit acest lucru.

Acest drept poate fi exercitat atunci cand prelucrarea se bazeaza pe consimtamant si se efectueaza prin mijloace automate.

Dreptul la opozitie: aveti dreptul de a va opune prelucrarii datelor personale, din motive legate de o situatie particulara in care va aflati.

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri.

Dreptul de va retrage consimtamantul pentru prelucrarile bazate pe acest temei legal.

Pentru exercitarea drepturilor de mai sus, ne puteti trimite o cerere scrisa prin e-mail la

adresa: office@ct-lawyers.ro

De asemenea, aveti dreptul de a depune plangere la Autoritatea Nationala de

Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), cu sediul in B-dul G-ral Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, sub forma unei adrese scrise, la sediul institutiei, sau electronic, la adresa de e-mail

anspdcp@dataprotection.ro, in cazul unei posibile incalcari a drepturilor dvs in contextul

prelucrarii datelor cu caracter personal.

Securitatea si integritatea datelor

SCPA CAMPAN&TIMONEA are in aplicare politici si proceduri rezonabile de securitate pentru a proteja datele cu caracter personal impotriva pierderilor, a utilizarii eronate, a modificarilor sau a distrugerilor neautorizate. Insa, in ciuda tuturor eforturilor depuse de SCPA CAMPAN& TIMONEA, securitatea nu poate fi garantata impotriva tuturor amenintarilor. In ceea ce ne priveste, accesul la datele dvs. cu caracter personal este limitat la persoanele care au nevoie sa cunoasca aceste date si care au responsabilitatea asigurarii confidentialitatii acestor informatii.

De asemenea, depunem eforturi rezonabile pentru a pastra datele cu caracter personal numai atat timp cat:

1. informatiile sunt necesare pentru atingerea scopului; 
2. sunt necesare pentru a respecta cerintele legale, de reglementare privind afacerile sau politicile interne; 
3. pana la exercitarea dreptului de stergere a datelor.

Perioada in care se pastreaza datele va depinde de natura si circumstantele specifice in

care au fost colectate informatiile;

Modificari ale acestei Note de Informare

SCPA CAMPAN& TIMONEA poate modifica sau actualiza aceasta Nota de Informare pentru a reflecta politicile noastre de confidentialitate. Daca vom modifica aceasta Nota de Informare, vom nota data actualizata in versiunea acestei pagini.

Adrese de contact

SCPA CAMPAN& TIMONEA se angajeaza sa protejeze confidentialitatea online a datelor dvs.cu caracter personal. Daca aveti intrebari sau comentarii cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, va rugam sa ne contactati la adresa office@ct-lawyers.ro 

De asemenea, puteti utiliza aceasta adresa pentru a ne transmite orice solicitari cu privire la respectarea protectiei datelor cu caracter personal.

Va vom confirma primirea e-mailul dvs. si vom incerca sa rezolvam solicitarea dvs. in

termen de o luna de la primire. In cazul in care cererea este complexa sau avem un volum mare de cereri in curs de solutionare, va vom anunta ca solutionarea acesteia va dura mai mult de o luna si vom incerca sa rezolvam solicitarea in cel mult trei luni de la primirea cererii. 

De asemenea, puteti depune o plangere la autoritatea locala pentru protectia datelor,

Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal,

la datele de contact indicate mai sus la Sectiunea „Drepturile dumneavoastra”